Thực hiện chủ trương cơ cấu lại tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Nhà trường theo tinh thần Nghị quyết số 39-NQ/TW ngày 17/4/2015 của Bộ Chính trị; Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về tiếp tục đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập và Quyết định 2218/QĐ-TTg ngày 10/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ; chủ trương của Đảng ủy, Hội đồng Trường, Ban Giám hiệu Nhà trường về việc rà soát hiệu quả hoạt động của các đơn vị hành chính trực thuộc Trường Đại học Vinh theo hướng tiết kiệm nhân sự - biên chế, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, chuyên môn, nghiệp vụ của cá nhân, đơn vị; căn cứ Quyết định số 3014/QĐ-ĐHV ngày 12/9/2014 của Hiệu trưởng Trường Đại học Vinh về việc ban hành Quy trình, thủ tục thành lập, giải thể, chia tách, sáp nhập các bộ phận, đơn vị thuộc Trường Đại học Vinh, ngày 05/1/2018, Hiệu trưởng Nhà trường đã ban hành Quyết định số 18/QĐ-ĐHV về việc thành lập Văn phòng Đảng - Đoàn thể trên cơ sở sáp nhập các đơn vị: Tổ Chuyên trách, Văn phòng Đảng ủy, Văn phòng Hội đồng Trường, Văn phòng Công đoàn, Văn phòng Hội Cựu chiến binh, Văn phòng Đoàn thanh niên.

Văn phòng Đảng - Đoàn thể có chức năng, nhiệm vụ như sau:

I. CHỨC NĂNG

1. Có chức năng tham mưu trực tiếp giúp Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Trường tổ chức điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng bộ Nhà trường, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Trường.

2. Đầu mối hành chính của Hội đồng Trường Đại học Vinh thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch, Hội đồng trường về các lĩnh vực công tác theo quy định của Hội đồng trường.

3. Là đầu mối hành chính của Công đoàn Trường Đại học Vinh thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban thường vụ, Ban chấp hành Công đoàn về các lĩnh vực công tác Công đoàn theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam.

4. Tham mưu cho Ban Chấp hành Đoàn trường, Ban Thường vụ Đoàn trường, Ban Chấp hành Hội Sinh viên Trường, Ban Thư ký Hội Sinh viên Trường về công tác Đoàn, Hội, Đội và phong trào thanh thiếu nhi của Trường.

5. Đầu mối hành chính của Hội Cựu chiến binh Trường Đại học Vinh, thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Hội Cựu chiến binh trường về công tác, chế độ chính sách, đối với cựu chiến binh đang công tác tại Trường.

II. NHIỆM VỤ

          1. Về công tác Đảng

- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác và quy chế làm việc đã đề ra. Khi được Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Trường ủy quyền, Chánh Văn phòng Đảng ủy thừa lệnh thông báo và giải quyết một số nhiệm vụ cụ thể do Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng uỷ Trường giao.

- Kiểm tra, đôn đốc và trực tiếp tham gia quá trình chuẩn bị các chương trình, đề án của Đảng uỷ.

- Theo dõi, tổng hợp thông tin tình hình thực hiện các nghị quyết, các chỉ thị của cấp trên; đôn đốc các Ban của Đảng uỷ, các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc thực hiện chế độ báo cáo theo quy định; thông báo ý kiến chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Trường đến các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc.

- Xây dựng chương trình công tác của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Trường và đảm bảo các điều kiện, cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc phục vụ công tác của cấp ủy.

- Phối hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính thực hiện công tác thu, chi đảng phí đúng quy định. Phối hợp với Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Trường thực hiện nhiệm vụ kiểm tra việc thu, nộp, quản lý và sử dụng Đảng phí theo quy định.

- Ghi biên bản, lập hồ sơ, xây dựng các văn bản phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy; tiếp nhận, phát hành và quản lý tập trung tài liệu của Đảng bộ Trường theo đúng chế độ công tác văn thư, lưu trữ.

- Trực tiếp phục vụ các hội nghị của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Trường và đầu mối làm việc với các Ban của Tỉnh ủy Nghệ An.

- Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Đảng ủy, Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy giao.

2. Về công tác của Hội đồng Trường

Tham mưu, soạn thảo các văn bản trình Chủ tịch, Hội đồng Trường cho ý kiên về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển và quy chế về tổ chức và hoạt động của Trường Trường Đại học Vinh;

Xây dựng các Quyết nghị của Hội đồng về phương hướng hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế, đảm bảo chất lượng giáo dục; về cơ cấu tổ chức và phương hướng đầu tư phát triển của Trường;

Triển khai, giám sát việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng trường, việc thực hiện quy chế dân chủ trong các hoạt động của Trường;

Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất báo cáo, giải trình với Bộ Giáo dục và Đào tạo về các điều kiện đảm bảo chất lượng, kết quả hoạt động, việc thực hiện cam kết và tài chính của Trường;

Tham mưu, soạn thảo các văn bản kiến nghị cơ quan có thẩm quyền thông qua phương án bổ sung, miễn nhiệm hoặc thay thế các thành viên của Hội đồng trường;

Tổng hợp, trình Chủ tịch, Hội đồng thông qua các quy định về: số lượng, cơ cấu lao động, vị trí việc làm; việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng, phát triển đội ngũ viên chức, nhân viên hợp đồng của Trường;

Nghiên cứu, soạn thảo văn chỉ đạo, điều hành của Hội đồng trường.

          3. Về công tác đoàn thể

- Soạn thảo và chuẩn bị các nội dung liên quan đến các cuộc họp của Ban Thường vụ (BTV), Ban chấp hành (BCH) Công đoàn Trường.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác theo chỉ đạo của BTV, BCH Công đoàn. Soạn thảo các văn bản để BTV, BCH Công đoàn phê chuẩn, ký duyệt trước khi ban hành.

- Tham mưu cho BTV, BCH Công đoàn về công tác xây dựng tổ chức, phát triển, khen thưởng, kỷ luật đoàn viên.

- Tham mưu và hướng dẫn các tổ chức cấp dưới chuẩn bị hồ sơ, văn kiện, nhân sự cho Đại hội nhiệm kỳ các cấp đảm bảo đúng nguyên tắc, thủ tục.

- Hướng dẫn triển khai việc thực hiện các văn bản, nghiệp vụ đến các công đoàn bộ phận; tổng kết, đánh giá phân loại tổ chức và khen thưởng các tổ chức công đoàn bộ phận.

- Triển khai tổ chức việc thực hiện thu, nộp đoàn phí theo quy định.

- Thực hiện tuyên truyền và giáo dục theo yêu cầu của Công đoàn cấp trên.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của BTV, BCH Công đoàn Trường.

4. Về công tác Đoàn thanh niên trong Nhà trường

- Xây dựng chủ trương, nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác của Đoàn, Hội và phong trào thanh thiếu nhi của Trường. Trực tiếp triển khai công việc theo phân công của BCH, BTV Đoàn trường, giữ mối quan hệ thường xuyên với Tỉnh Đoàn, Đảng uỷ trường, các đơn vị trong trường và Đoàn cấp dưới.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Đoàn, Hội, các nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác của BCH Đoàn trường, BTV Đoàn trường, BCH Hội sinh viên Trường, Ban Thư ký Hội sinh viên Trường của các tổ chức Đoàn, Hội, Đội trực thuộc Trường.

- Tổng hợp, phân tích đánh giá, chuẩn bị các báo cáo về tình hình hoạt động của Đoàn, Hội và phong trào thanh thiếu nhi; cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của BCH Đoàn trường, BTV Đoàn trường, BCH Hội Sinh viên Trường, Ban Thư ký Hội Sinh viên Trường.

- Đề xuất, kiến nghị với Đảng ủy, Ban Giám hiệu, các đơn vị có liên quan về chủ trương, chế độ chính sách đối với thanh thiếu nhi và tổ chức Đoàn, Hội, Đội. Giúp BCH Đoàn trường, BTV Đoàn trường, BCH Hội sinh viên Trường, Ban Thư ký Hội sinh viên Trường phối hợp với các cơ quan hữu quan tổ chức thực hiện các chủ trương công tác, chế độ, tài chính, chính sách của Đảng, Nhà nước đối với thanh, thiếu nhi và công tác thanh, thiếu nhi của Trường.

- Thừa lệnh Ban Thường vụ Đoàn trường ký các văn bản như: Báo cáo hàng quý, hàng tháng, công văn nhắc nhở tổ chức Đoàn cấp dưới, thông báo, hướng dẫn, giấy mời, thư điện trả lời,... và các loại văn bản hành chính, nghiệp vụ khác theo quy định.

- Chủ trì tổ chức triển khai các phong trào hoạt động giáo dục chính trị tư tưởng, văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, rèn luyện kỹ năng và các hoạt động khác hỗ trợ sinh viên trong học tập, rèn luyện; trực tiếp quản lý, tổ chức các hoạt động của các câu lạc bộ, đội, nhóm trực thuộc Đoàn trường: Đội thanh niên xung kích, Đội văn nghệ xung kích.v.v 

- Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật đảm bảo điều kiện hoạt động của BCH Đoàn trường, BTV Đoàn trường; tham mưu công tác thi đua khen thưởng của Đoàn, Hội theo quy định chung của tổ chức Đoàn, Hội cấp trên và Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường.

          5. Về công tác cựu chiến binh

- Soạn thảo và chuẩn bị các nội dung liên quan đến các cuộc họp của Ban chấp hành (BCH) Hội cựu chiến binh Trường, chuẩn bị nội dung, văn bản, cơ cấu, nhân sự…cho các kỳ đại hội của Hội.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội cựu chiến binh Trường. Soạn thảo các văn bản để BCH Hội cựu chiến binh thông qua và triển khai thực hiện.

- Triển khai và hướng dẫn hội viên thực hiện các chương trình, kế hoạch và các văn bản chỉ đạo của Hội cấp trên; Tổng kết, đánh giá kết quả đã đạt được.

- Triển khai tổ chức việc thực hiện thu, nộp Hội phí theo quy định.

- Thu nhận hồ sơ, đề nghị cấp thẻ Cựu chiến binh cho các Hội viên.

- Thực hiện tuyên truyền và giáo dục theo yêu cầu của Hội cấp trên.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của BCH Hội cựu chiến binh Trường.